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Admin panel · RolesPanneau d’administration · Rôles

Role Management GuideGuide de gestion des rôles

How to define roles, permissions and view configuration in the xpens admin panel.Comment définir les rôles, permissions et configurations d’affichage dans le panneau d’administration xpens.

Managing Roles and Permissions

The Roles section of the xpens admin panel defines the roles available to a firm's users: which modules they can access, which advanced actions they can perform, and how the expense and invoice editors behave for them.

This guide documents the Roles screen itself: the roles list, creating a new role, and editing or deleting an existing role. The business purpose of any specific role name (Super Admin, Manager, Clerk, etc.) is defined case by case by each firm and is not covered here.

Good to know The role name is a free-text field: it is not automatically translated by the system. Roles created in French will keep displaying in French even if a user switches their interface to English.

Roles List

The main screen lists every role defined for the firm, in three columns: Name, Description, and Actions.

ElementTypeDescription
NameTextThe role's name, as set when it was created.
DescriptionTextFree-text description of the role. Left blank if none was entered.
AddButtonOpens the form to create a new role (see next section).
Pencil iconActionOpens the edit form for that role, with the same fields as creation, already pre-filled.
Red X iconActionDeletes the role. Only shown on custom roles created by the firm.
Important Default system roles (for example Super Admin) cannot be deleted — only the edit icon appears for those roles. Only custom roles created by the firm show the delete icon.

Creating a New Role

The Add button opens the New Role form. The following fields apply to the role as a whole, before the detailed action sections.

FieldTypeDescription
NameTextThe role's name. Required field.
Limit access to the selected modulesCheckboxEnables the "Select permitted modules" dropdown. When disabled, the role can access all modules.
Select permitted modulesDropdown (multi-select)List of modules/pages this role can access. Only active if the checkbox above is checked.
Enable universal proxyCheckboxAllows users with this role to act as assistants to active users in this firm, without a prior per-user assignment.

Authorized Actions

This section of the form grants or removes access to advanced application actions, grouped by module. All items are checkboxes, unchecked by default.

Admin

ActionTypeDescription
Access the admin sectionCheckboxGrants access to the panel's Administration section (Suppliers, GL Codes, Roles, etc.).
View the Clients tabCheckboxShows the Clients tab in the interface.
Switch between clientsCheckboxAllows switching from one client to another without logging out.

Invoices

ActionTypeDescription
Validate invoicesCheckboxAuthorizes invoice validation.
Restart invoice processingCheckboxAllows restarting the automated processing of an invoice.
Delete invoicesCheckboxAuthorizes permanent deletion of invoices.
View invoice status filterCheckboxShows the status filter in the invoice list.

C-card

ActionTypeDescription
Validate credit-card transactionsCheckboxAuthorizes validation of credit-card transactions.
Access the credit card moduleCheckboxGrants access to the C-Card module.
Create credit-card invoicesCheckboxAllows generating invoices from credit-card transactions.

Approval

ActionTypeDescription
Approve or denyCheckboxAuthorizes approving or denying submitted requests.
Request approvalCheckboxAllows submitting an approval request.

Expenses

ActionTypeDescription
Access expense configurationsCheckboxGrants access to the Expenses module's configuration settings.
Access expense rulesCheckboxGrants access to expense rule configuration.

Detail-approval

ActionTypeDescription
Request detail-level approvalCheckboxAllows submitting an approval request at the line-item level.

Redactor

ActionTypeDescription
Redact invoice line itemsCheckboxAuthorizes editing an invoice's line-item detail.

Monitor

ActionTypeDescription
Hide user selector on monitor pageCheckboxRemoves the user selector from the Monitor page for this role.

Reporting

ActionTypeDescription
Access reportsCheckboxGrants access to the Reports section.

View Configuration

This section of the form customizes how the expense and invoice editors behave for users with this role.

Expense Editor

FieldTypeDescription
Limit expense views for this roleCheckboxRestricts this role to a subset of the expense views enabled for the client.
VariantChoice (Normal / Simplified)Chooses the overall layout of the expense editor shown to this role.

Invoice Editor

FieldTypeDescription
VariantChoice (Normal / Focused)Chooses the overall layout of the invoice editor shown to this role.
Bold invoice fieldsDropdown (multi-select)Invoice labels to display in bold for this role. Left empty, the default bold fields are used.
Hidden invoice fieldsDropdown (multi-select)Invoice fields to hide for this role.

Editing or Deleting a Role

The pencil icon in the Actions column of the roles list opens the same form as role creation, already pre-filled with the role's current values. Changes are saved via the Save button, or discarded via Cancel.

The red X icon permanently deletes the role. It only appears for custom roles created by the firm — default system roles cannot be deleted.

Warning Deleting a role is permanent. Make sure no active user is assigned this role before deleting it.

Gérer les rôles et permissions

La section Rôles du panneau d'administration xpens permet de définir les rôles disponibles pour les usagers d'un cabinet : les modules auxquels ils ont accès, les actions avancées qu'ils peuvent effectuer, et le comportement des éditeurs de dépenses et de factures qui leur est présenté.

Ce guide documente l'écran Rôles lui-même : la liste des rôles, la création d'un nouveau rôle, et la modification ou la suppression d'un rôle existant. Le rôle métier propre à chaque nom de rôle (Super Admin, Gestionnaire, Commis, etc.) est défini au cas par cas par chaque cabinet et n'est pas couvert ici.

Bon à savoir Le nom d'un rôle est un champ de texte libre : il n'est pas traduit automatiquement par le système. Les rôles créés en français resteront affichés en français même si l'usager bascule son interface en anglais.

Liste des rôles

L'écran principal affiche tous les rôles définis pour le cabinet, avec trois colonnes : Nom, Description et Actions.

ÉlémentTypeDescription
NomTexteLe nom du rôle, tel que défini à sa création.
DescriptionTexteDescription libre du rôle. Reste vide si aucune description n'a été saisie.
AjouterBoutonOuvre le formulaire de création d'un nouveau rôle (voir la section suivante).
Icône crayonActionOuvre le formulaire d'édition du rôle correspondant, avec les mêmes champs que la création, déjà pré-remplis.
Icône X rougeActionSupprime le rôle. Visible uniquement sur les rôles personnalisés créés par le cabinet.
Important Les rôles système par défaut (par exemple Super Admin) ne peuvent pas être supprimés — seule l'icône d'édition apparaît pour ces rôles. Seuls les rôles personnalisés créés par le cabinet affichent l'icône de suppression.

Créer un nouveau rôle

Le bouton Ajouter ouvre le formulaire Nouveau rôle. Les champs suivants s'appliquent à l'ensemble du rôle, avant les sections d'actions détaillées.

ChampTypeDescription
NomTexteLe nom du rôle. Champ obligatoire.
Limitez l'accès aux modules sélectionnésCase à cocherActive la liste déroulante « Sélectionnez les modules autorisés ». Lorsque désactivé, le rôle peut accéder à tous les modules.
Sélectionnez les modules autorisésListe déroulante (multi-sélection)Liste des modules/pages auxquels ce rôle peut accéder. Actif seulement si la case ci-dessus est cochée.
Activer le proxy universelCase à cocherPermet aux usagers ayant ce rôle d'agir comme adjoints auprès des usagers actifs de ce cabinet, sans affectation individuelle préalable.

Actions autorisées

Cette section du formulaire permet d'accorder ou de retirer l'accès à des actions avancées de l'application, regroupées par module. Toutes les cases sont des cases à cocher, décochées par défaut.

Admin

ActionTypeDescription
Accéder à la section administrateurCase à cocherAutorise l'accès à la section Administration du panneau (Fournisseurs, Codes GL, Rôles, etc.).
Voir l'onglet ClientsCase à cocherAffiche l'onglet Clients dans l'interface.
Basculer entre les clientsCase à cocherPermet de passer d'un client à un autre sans se déconnecter.

Factures (invoices)

ActionTypeDescription
Valider les facturesCase à cocherAutorise la validation des factures.
Relancer le traitement des facturesCase à cocherPermet de relancer le traitement automatisé d'une facture.
Supprimer les facturesCase à cocherAutorise la suppression définitive de factures.
Voir le filtre de statut des facturesCase à cocherAffiche le filtre par statut dans la liste des factures.

Carte de crédit (c-card)

ActionTypeDescription
Valider les transactions de carte de créditCase à cocherAutorise la validation des transactions de carte de crédit.
Accéder au module de carte de créditCase à cocherDonne accès au module C-Crédit.
Créer des factures de carte de créditCase à cocherPermet de générer des factures à partir de transactions de carte de crédit.

Approbation (approval)

ActionTypeDescription
Approuver ou refuserCase à cocherAutorise l'approbation ou le refus des demandes soumises.
Demander une approbationCase à cocherPermet de soumettre une demande d'approbation.

Dépenses (expenses)

ActionTypeDescription
Accéder aux configurations des dépensesCase à cocherDonne accès aux paramètres de configuration du module Dépenses.
Accéder aux règles de dépensesCase à cocherDonne accès à la configuration des règles de dépenses.

Approbation détaillée (detail-approval)

ActionTypeDescription
Demander une approbation détailléeCase à cocherPermet de soumettre une demande d'approbation au niveau du détail, ligne par ligne.

Rédaction (redactor)

ActionTypeDescription
Rédiger les lignes de factureCase à cocherAutorise la modification des lignes de détail d'une facture.

Surveillance (monitor)

ActionTypeDescription
Masquer le sélecteur d'utilisateur sur la page de suiviCase à cocherRetire le sélecteur d'utilisateur de la page Surveillance pour ce rôle.

Rapports (reporting)

ActionTypeDescription
Accéder aux rapportsCase à cocherDonne accès à la section Rapports.

Configuration d'affichage

Cette section du formulaire personnalise le comportement des éditeurs de dépenses et de factures présentés aux usagers ayant ce rôle.

Éditeur de dépenses

ChampTypeDescription
Limiter les vues de dépenses pour ce rôleCase à cocherRestreint ce rôle à un sous-ensemble des vues de dépenses activées pour le client.
VarianteChoix (Normal / Simplifié)Choisit la disposition générale de l'éditeur de dépenses présenté à ce rôle.

Éditeur de factures

ChampTypeDescription
VarianteChoix (Normal / Focus)Choisit la disposition générale de l'éditeur de factures présenté à ce rôle.
Champs de facture en grasListe déroulante (multi-sélection)Libellés de facture à afficher en gras pour ce rôle. Laissé vide, les champs en gras par défaut sont utilisés.
Champs de facture masquésListe déroulante (multi-sélection)Champs de facture à masquer pour ce rôle.

Modifier ou supprimer un rôle

L'icône crayon, dans la colonne Actions de la liste des rôles, ouvre le même formulaire que la création d'un rôle, déjà pré-rempli avec les valeurs actuelles. Toute modification est enregistrée via le bouton Sauvegarder, ou annulée via Annuler.

L'icône X rouge supprime définitivement le rôle. Elle n'apparaît que pour les rôles personnalisés créés par le cabinet — les rôles système par défaut ne peuvent pas être supprimés.

Attention La suppression d'un rôle est définitive. Assurez-vous qu'aucun usager actif n'utilise ce rôle avant de le supprimer.